Masspost | Een afgifte voorbereiden of aankondigen | bpost

MassPost - Een afgifte voorbereiden of aankondigen

MassPost

Grote hoeveelheden post voorbereiden voor afgifte in een Masspost Center

Als u uw zendingen goed voorbereid, kunnen wij ze sneller en voordeliger bezorgen. Volg de 5 stappen op deze pagina om uw zendingen voor te bereiden voor afgifte en van het voordeligste tarief te genieten.

    Introductie

    Wanneer spreken we over een grote afgifte?

    • Afgifte van minimum 500 stukken (brieven/drukwerken) of van minimum 20 stukken (pakket)
    • Zendingen gefrankeerd d.m.v. (PB) of gefrankeerd d.m.v. een frankeermachine

    Wat betekent MassPost ?

    • Een MassPost Centrum of Hyper MassPost Centrum is een leveringspunt voor uw grote afgiftes.
    • MassPost Centra: Er bestaan 18 afgifteplaatsen in België. Ze beschikken over een maximale afgiftecapaciteit van 50.000 Small Format zendingen, 20.000 Large/Large+ Format zendingen per afgifte.
    • Hyper MassPost Centra (in een sorteercentrum): Er bestaan 6 centra in België. Hier bestaan geen maximale afgiftelimieten. Hoe dan ook is het verplicht om vanaf meer dan 100.000 zendingen Small Format, 50.000 Large of Large+ Format.
    • Hier vindt u de volledige lijst met onze afgifteplaatsen voor grote afgiften.
    • Hyper MassPost Centra zijn doorgaans tot 17u toegankelijk (21u voor sommige afgiftes under contract). Gelieve hier de voorwaarden te vinden om een late afgifte tegen de standaardtarief te doen.
    • Sommige types van producten (zoals postabonnement of geadresseerde dagbladen) mogen enkel in een (Hyper)MassPost centra afgegeven worden.

    Voorwaarden om in een (Hyper) MassPost centrum af te geven

    • Gebruik maken van een PB nummer of een frankeermachine
    • Of een akkoord/contract hebben met bpost
    • De regels uit MassPost Gids respecteren (in termen van minimum hoeveelheid, conditionering, planning, enz.)

    Masspost gids

    Deze praktische gids helpt u om uw grote afgiftes tegen betere voorwaarden af te geven. Goed voorbereide zendingen zorgen ervoor dat u van betere tarieven kunt genieten en dat uw zendingen een zo vlug mogelijke behandeling genieten.

    Formaat en lay-out

    Small Format
    Small Format
    Large Format
    Large Format
    Large+ Format
    Large+ Format
    Special Format

    De Pantone kleurnormen en zijn quadri equivalenten beschrijven de toegelaten kleuren (Small, Large) of aanbevelingen (Large+) als achtergrondkleur in de adresseerzone buiten de witte kleur.
    Raadpleeg hier de kleuren toegelaten in de adresseerzone.

    Adressering

    Een goed adres is een adres dat duidelijk leesbaar is, compleet, correct en dat geen verwarring veroorzaakt. Het toepassen van deze simpele aanbevelingen optimaliseert de kwaliteit en de snelheid van sortering en uitreiking van uw zendingen. Help ons, u een betere dienst te verlenen!

    Consulteer hier de volledige versie van onze gids betreffende de adressering.

    Voor alle details betreffende de positionering per formaat klikt u :

    • hier voor Small Format
    • hier voor Large Format
    • hier voor Large+ Format.

    De juiste post in de juiste brievenbus? Dat is gewoon een kwestie van enkele eenvoudige regeltjes toe te passen. Om uw adressen volgens de regels van de kunst op te stellen, klik hier

    Klik hier om meer details te vinden betreffende onderstaande punten:

    • Contrast
    • Lettertypes
    • Formaat van de letters
    • Karakteristieken van het adresblok
      • Plaats
      • Uitlijning
      • Inclinatie
      • Interpuncties en speciale karakters
      • Cijfers

    Afkortingen zijn alleen toegestaan wanneer u meer dan 50 karakters nodig hebt op één regel (spaties tussen de woorden niet inbegrepen).

    Consulteer onze samenvattende tabel met algemene afkortingen, voor wegtypes en bijzonderheden voor de huisnummers hier

    Voor meer details betreffende de kenmerken van de retouradressen kunt u hier klikken.

    Mail ID

    Om de verwerking en de uitreiking van de zendingen te verbeteren, ontwikkelde bpost het Mail ID-systeem. Dit systeem is gebaseerd op barcodes en de uitwisseling van elektronische adresbestanden tussen de klant en bpost. Mail ID gebruiken is enkel mogelijk voor de afgiften onder contract voor Small, Large en Large+ zendingen.

    Heeft U zin om het herkenningspercentage van uw adressen in uw elektronisch bestand te optimaliseren?

    Voor bijkomende inlichtingen customer.operations@bpost.be

    De sortering Ronde en sequentie V3

    De sortering Ronde en sequentie is een sorteermethode voor LARGE en LARGE+ format. De voorbereiding Ronde en Sequentie bestaat uit de volgende onderdelen:

    • sorteer uw zendingen van dezelfde afgifte per sorteerplan Large Format
    • uw zendingen in directe bundels per uitreikingskantoor te voorbereiden. In elke bundel worden de zendingen gesorteerd in oplopende volgorde van de rondes en in de sequentie van de rondes.
    • of ze niet in bundels in Palletbox Mail af te geven. In dit geval worden de zendingen gerangschikt op basis van de rondes in toenemende volgorde van de sequenties (meegedeeld in het antwoordbestand van bpost).

    Voorbeeld van referentiecode V3
     

    Conditionering en voorsortering

    Algemene conditionering

    • Wat u dient te weten i.v.m. de containers, paletten, Palletboxes en bakken: hier
    • Voor meer informatie over de voorbereiding van de Palletbox Mail, raadpleeg onze poster
    • Hoe de zendingen in de bakken schikken? hier
    • Wat u dient u te weten over het bundelen van uw zendingen: hier

    De voorsorteeropties

    Uw brieven:

    Om meer te weten te komen betreffende formaat en lay-out van andere producten

    Aankondigen en plannen van een afgifte

    Om aanname van uw afgiftes zo goed mogelijk te organiseren en om een tijdige uitreiking van uw zendingen te garanderen, is het belangrijk dat u uw afgiftes in een MassPost (Hyper)Centrum aankondigt. Om dit te doen bieden wij u 2 oplossingen aan:

    1. Via e-MassPost, dat helemaal gratis beschikbaar is, kunt u alle mogelijke acties in verband met massale afgiften uitvoeren:

    • aankondiging van uw afgiftes
    • beheer van uw afgiftes
    • het verloop van uw afgiftes opvolgen, zelf als deze door derden verwerkt werden
    • visualisatie van uw contracten
    • het opladen van uw afgiftegegevens
    • gebruikersbeheer (intern en extern)
    • planning van uw afgiftes

    Als u nog geen toegang heeft tot de e-Masspost-webapplicatie, kan u een e-MassPost-gebruikersaccount aanvragen bij uw commerciële vertegenwoordiger of bij het Service Centre op het nummer 02 201 11 11.

    2. Papieren borderel gebruiken

    Dit manueel ingevulde papieren borderel dient gedeponeerd te worden aan een loket van een MassPost (Hyper)Centrum om een afgiftetoelating te bekomen. U vindt een lijst met beschikbare borderellen via deze link.

    Opmerkingen:

    • Sommige producten (zoals zendingen Clean Mail) mogen niet met behulp van een manueel borderel aangekondigd worden.
    • Vergeet geen afspraak te maken met uw MassPost (Hyper)Centrum.
    • Bij elke afgifte moet u steeds de volgende documenten voorleggen:
      - een afgiftetoelating of borderel
      - twee specimens (enkel voor de zendingen Direct Mail en de Pers producten)

    Algemene regels voor planning van uw afgiften:

    1. Planning van uw afgiftes gebeurt exclusief via de applicatie e-MassPost
    2. Het volstaat uw afgifte aan te maken en te registreren ten laatste 5 werkdagen voor de afgifte*.

    De planning van de volgende afgiftes is verplicht:

    1. Alle afgiftes van minimum 100.000 zendingen Small, 50.000 zendingen Large en Large+ dienen gepland te worden ten laatste 5 werkdagen voor de afgifte.
    2. Alle afgiften van minimum 200.000 zendingen Small of Large en Large+ dienen gepland te worden 30 kalender dagen voor de afgiftedatum via e-MassPost.

    Specifieke gevallen:

    1. Aangetekende zendingen
      Afgiftes die meer dan 1.000 aangetekende zendingen bevatten dienen minstens één dag op voorhand aangekondigd te worden via e-MassPost.
    2. Distripost
      Voor meer informatie betreffende welke stappen u dient te overlopen kunt hier klikken of u kunt gebruik maken van onze planningstool.
    3. bpack
      Alle afgiftes van meer dan 500 zendingen dient u 7 dagen voor afgifte signaleren via e-MassPost applicatie of via bestand "planning van grote afgiftes".

    Afgifte of afhaling

    bpost beschikt over verschillende afgifte plaatsen voor uw grote volumes. Ontdek hier meer informatie betreffende onze (Hyper) MassPost center. Vergeet niet uw MassPost(Hyper)Center te verwittigen van het voorziene uur van afgifte.

    Bij elke afgifte in een (Hyper)MassPost center moet u steeds de volgende stukken voorleggen:

    • Een afgiftetoelating of een afgifteborderel
    • Twee specimen (enkel voor zendingen Direct Mail of de Pers producten)

    De informatie opgenomen op het aankondigingborderel dienen overeen te komen met werkelijke karakteristieken van de fysieke afgifte. Bij fouten wordt de correcte informatie weerhouden op het overzicht van afgifte.

    Afgiftedatum:

    Afhankelijk van uw type zending kiest u voor een bepaalde uitreikingsdatum of -periode. Deze bepaalt op zijn beurt de datum waarop u uw zendingen moet afgeven.

    Uitreikingsperiodes en afgiftedata Direct Mail (voorbeeld)

    Meer over afgiftedata en -tijdstippen

    Afgiftetijdstip

    Om de tijdige uitreiking van uw zendingen te garanderen, is het belangrijk om uw afgifte op het afgesproken uur te deponeren in een MassPost (Hyper)Centrum. Vindt de afgifte-uren terug in onze Masspost gids.

    Klanten met een afspraak krijgen voorrang op klanten zonder afspraak.

    Procedure voor uitwisseling van conditioneringmiddelen:
    Om u van een optimaal contingent van paletten, containers, bakken en zakken te voorzien, klik hier.

    Betaling

    U kunt op de gebruikelijke manieren betalen: cash of elektronisch (beperkt tot 3000 euros per afgifte).
    Onder voorbehoud van goedkeuring door onze financiële diensten, kan u een uitgestelde betaling toegekend worden (facturering).

    Voor meer informatie kunt u contact opnemen met ons Service Centre

    Supplementen

    De regels van de MassPost Gids moeten worden nageleefd bpost stemt er in bepaalde gevallen echter mee in om uw afgifte te verwerken op voorwaarde dat u een supplement betaalt.

    Supplement Redenen
    Overflow Als meer dan 7,5 % van de afgifte niet is gesorteerd, dan sorteren wij dat voor u als u een supplement betaalt.
    Mail ID niet herkenbaar Er kunnen verschillende problemen zijn met niet-herkende Mail ID barcodes. bpost zal contact met u opnemen om de beste oplossing te zoeken. Naargelang het probleem verzorgen wij de afgifte voor u op voorwaarde dat ze opnieuw wordt gekwalificeerd of dat u een supplement betaalt voor de niet-herkende Mail ID barcodes.
    Geen retouradres Om van het Direct Mail tarief te genieten, moet het adres van de afzender en/of het retouradres op de zending staan.
    Herconditionering (DM Boost en DM Intense) In bepaalde gevallen verzorgen wij voor u uw afgifte die niet is klaargemaakt volgens de normen van de MassPost Gids op voorwaarde dat u een supplement betaalt.

    bpost haalt uw brieven, pakketten en aangetekende zendingen met of zonder frankering op uw werkplek op.

    U kiest:

    • de frequentie van het ophalen van de post (1 tot 5 keer per week of af en toe)
    • de plaats van de afhaling
    • het tijdstip (in overleg met bpost)

    De beschikbare formules:

    Collect & Send

    bpost haalt op uw werkplek uw reeds gefrankeerde brieven, aangetekende zendingen en/of pakketten regelmatig of soms op verzoek op.
    Hier vindt u de toegestane gewicht/volumecombinaties en alle informatie over de dienst Collect & Send

    Transport - Afhaling ten huize met vrachtwagen

    Voor volumes die groter zijn dan de volumes die worden ondersteund door Collect & Send.
    Hier vindt u meer informatie over de dienst Transport.

    Collect & Stamp

    bpost haalt uw ongefrankeerde brieven, aangetekende zendingen en pakketten op en beheert de verwerking, verzending en invoering in het postcircuit van uw zendingen.
    Hier vindt u de toegestane gewicht/volumecombinaties en alle informatie over de dienst Collect & Stamp.

    Blijf op de hoogte van wijzigingen

    We updaten de Masspost gids regelmatig. Schrijf u in op de newsletter om op de hoogte te blijven van elke wijziging.

    Misschien heb je deze vragen nog

    U hebt 3 mogelijkheden:

    1. Met het Port Betaald-frankeermerk (voor grote aantallen zendingen)
    2. Met een frankeermachine
    3. Met postzegels

    Meer informatie over Port Betaald

    Download de gids voor de frankeermachine

    U kan uw zendingen zelf gaan afgeven in een (Hyper) MassPost Center. Voor bepaalde soorten producten en vanaf bepaalde volumes moet u de afgifte plannen via e-MassPost.

    Bekijk de lijst met centra en hun contactgegevens en openingsuren 

    Wil u een factuur betwisten? Laat het ons weten via het online formulier onderaan deze pagina.

    1. Afgifte en uur van afgifte

    • Maak een afspraak: zo krijgt u voorrang. Bekijk de afgifte-uren in de MassPost-gids.
    • Hou de afgiftetoelating en de nodige documenten (aankondigingsborderel of de afgiftetoelating die u via e-MassPost afdrukte) bij de hand.
    • Respecteer het afgesproken tijdstip in het (Hyper) MassPost Center. Zo bent u zeker dat uw zendingen op tijd worden verzonden.

    2. Controle van de afgifte op de kade

    • Laad uw correct gesorteerde en verpakte verzendingen af op de kade.
    • We controleren de kwaliteit en de grootte van uw afgifte.

    3. Samenvatting van de afgifte

    Na de controles krijgt u van ons een samenvatting van de afgifte. In die samenvatting staat alle informatie over uw afgifte. Bewaar ze, want het is het enige geldige document als u uw factuur wil betwisten. U kan elke samenvatting van uw afgiftes bekijken en afdrukken in e-MassPost. Voor afgiftes die niet via e-MassPost verlopen, worden de samenvattingen gedrukt door het (Hyper) MassPost Center.

    4. Betaling

    U hebt 2 betaalmogelijkheden:

    • Contant, met een limiet van 3 000 euro per afgifte
    • Elektronische betaling Onder voorbehoud van goedkeuring door onze financiële diensten kan u een betaaltermijn worden toegekend (facturering)